‍ERP-Systeme im E-Commerce - Was ist das überhaupt?

Definition Enterprise Resource Planning Systeme (ERP Systeme)

"Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) unterstützt sämtliche in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse. Es enthält Module für die Bereiche Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen usw., die über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden sind." - Gabler Wirtschaftslexikon

ERP-Systeme bieten also eine leistungsstarke Softwarelösung für den E-Commerce, die es Unternehmen ermöglicht, verschiedene Geschäftsprozesse und -abläufe zu integrieren, zu automatisieren und dadurch zu optimieren. Sie fungieren als zentrale Datenbanken und bieten einen umfassenden Überblick über alle relevanten Unternehmensbereiche wie Finanzen, Produktion, Material, Lagerhaltung, Vertrieb, Personalwesen und vieles mehr. Wie bereits angedeutet, steht die Abkürzung "ERP" für "Enterprise Resource Planning" - zu Deutsch: die ganzheitliche Planung der Ressourcen deiner E-Commerce Brand.

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Warum ist ein ERP-System im E-Commerce wichtig und welche Vorteile bietet es?

Eine gut implementierte und genutzte ERP-Software kann ein Schlüsselfaktor für den Erfolg deines Unternehmens sein. Hier findest du nur ein paar Vorteile eines ERP-Systems für deine Organisation:

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Prozessoptimierung dank Erp-System:

‍Ein ERP-System rationalisiert und automatisiert deine Geschäftsprozesse, was automatisch zu einer effizienteren Arbeitsweise führen wird. Alle Informationen werden in Echtzeit erfasst, wodurch Engpässe, Ineffizienzen und beispielsweise Fehlplanungen im Material Requirements Planning (MRP) oder der Produktion reduziert werden. Das gilt zum Beispiel für dein Finanz- und Rechnungswesen, aber auch für die Planung aller Ressourcen deines Unternehmens. Durch Schnittstellen zu beispielsweise deinem Customer Relationship Management System (CRM) kannst du weitere Prozesse automatisieren und noch mehr Vorteile deines ERP-Systems nutzen.

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Echtzeitdaten und Transparenz:

Durch die zentrale Datenbank haben alle Abteilungen und das berechtigte Personal Zugriff auf die gleichen Informationen, die ERP-Systeme wie bereits erwähnt in Echtzeit erfassen. Das ermöglicht besonders im schnelllebigen E-Commerce datenbasierte Entscheidungen und eine bessere Koordination zwischen den Abteilungen.

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ERP-Software zum Kosten einsparen :

Die Automatisierung von Prozessen führt zu reduziertem Papierbedarf, geringerem Verwaltungsaufwand und optimierter Nutzung aller Ressourcen, was langfristig definitiv zu Kosteneinsparungen in allen Bereichen führen wird. Durch diese Unterstützung und Optimierung einzelner Geschäftsprozesse kann dein Personal entlastet werden und gemeinsam mit der ERP-Software für noch mehr Mehrwert sorgen.

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Kundenzufriedenheit durch zentrale Steuerung:

Ein gut funktionierendes ERP-System für dein E-Commerce verbessert die Kundenerfahrung, da Anfragen schneller bearbeitet werden und deine Kunden genauere Informationen über ihre Bestellungen erhalten können. Die ERP-Software ist automatisch auf dem neusten Stand was Bestellungen und Verfügbarkeiten betrifft.

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Compliance und Sicherheit für dein Unternehmen:

ERP-Systeme unterstützen die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsstandards, indem sie Daten zentralisieren und den Zugriff darauf kontrollieren - diese ganze Thematik ist im E-Commerce besonders relevant.

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Aber was sind die Nachteile von ERP-Systemen?

Wenn irgendwo steht, dass ein ERP-System auch Nachteile hat, gibt es zwei Optionen zur Erklärung: Zum einen ist in diesem Zusammenhang häufig die Rede von individuellen ERP-Systemen, bei denen einzelne Bereiche oder Prozesse nicht optimal abgedeckt werden - das sind aber natürlich keine generellen Nachteile, wenn man von der Verwendung einer ERP-Software im E-Commerce spricht. Zum anderen werden häufig der zu erwartende Kosten- und Zeitaufwand als Nachteile eingeordnet, da diese häufig im Voraus unterschätzt werden. Richtig kalkuliert und realistisch eingeschätzt kann dieser Punkt allerdings nicht gegen den positiven Einfluss auf deine Prozesse ankommen.

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Die verschiedenen Arten der ERP-Programme für dein Unternehmen

Ist man an der Nutzung eines ERP-Systems interessiert, muss man sich zunächst mit den hard facts der Softwarelösungen beschäftigen und die groben Unterschiede kennen. Die größten Anbieter der Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme setzen immer mehr auf Software as a Service (SaaS). Diese Softwarelösung ist eine Form des Cloud Computings, bei der den Usern eine Cloud-Anwendung über einen Internetbrowser zur Verfügung gestellt wird. Im Gegensatz dazu steht die On Premise Software, bei der Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme erworben werden.

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Kleiner Exkurs in die Welt der Open Source ERP-Systeme

Zusätzlich gibt es noch Open Source ERP Lösungen, bei denen der Quellcode in der Regel kostenlos verfügbar ist und somit keine Lizenzgebühren für dein Unternehmen anfallen. Kunden sind also nicht von einem Anbieter abhängig und können individuelle Anpassung in ihrer Software vornehmen (was sich in der Praxis häufig schwieriger gestaltet, als es sich hier vermutlich anhört).

Hier gibt es allerdings in den meisten Fällen keinen Support, sodass es die Aufgabe des Users ist (gemeinsam mit einer in der Regel recht großen Community) an Lösungen zu arbeiten und Probleme eigenständig zu bekämpfen. Durch den offenen Quellcode gibt es häufig größere Sicherheitslücken im Anwendungssystem. Und Achtung: Nur weil der Quellcode kostenlos verfügbar ist, können trotzdem Kosten für den Datenträger oder für die Möglichkeit von Downloads anfallen - dann stehen die Nutzer im schlimmsten Fall plötzlich vor nicht eingeplanten aber enorm hohen Kosten, die die Planung der Nutzung von Kapital schnell mal zerstören können.

Wir wollen dir diese Art von ERP-System nicht verheimlichen, raten dir aber dringend dazu dich vom Markt der Open Source ERP-Systeme abzuwenden und dich für einen kommerziellen Anbieter und eine der beiden zuerst genannten Lösungen zu entscheiden.

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Der Markt der ERP-Anbieter im E-Commerce

Die Entwicklung eines vollumfänglichen ERP-Systems ist extrem aufwendig und vermutlich niemals abgeschlossen. Es gibt immer wieder Updates, die die ERP-Systeme noch besser machen (die Installation der aktuellsten Version ist dementsprechend bei Cloud ERP-Lösungen deutlich einfacher und weniger zeitaufwendig).

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ERP Anbieter für dein E-Commerce Unternehmen im Überblick

Cloud ERP von Weclapp für kleine und mittlere Unternehmen

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weclapp ist eine Cloud-ERP-Software, die es sich im Rahmen der Entwicklung von ERP-Systemen zur Aufgabe gemacht hat, die Verwaltung von Kunden, Projekten, Aufträgen, Rechnungen, Buchhaltung u.v.m. innerhalb einer einzigen Software zu ermöglichen. Diese ERP Lösung unterstützt wie alle anderen ERP-Systeme viele wichtige Geschäftsbereiche wie das Customer Relationship Management (CRM), die Warenwirtschaft (WaWi), die Finanzbuchhaltung (FiBu) und ein Rechnungsprogramm in einer Software. Die Software eignet sich vor allem für kleine bis mittlere Unternehmen.

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ERP Lösung von Billbee für kleine und mittlere Unternehmen

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Billbee stellt eine umfassende und dabei benutzerfreundliche Software zur Verfügung, die Händlern ermöglicht, Bestellungen abzuwickeln, die Supply Chain zu optimieren und Prozesse zu automatisieren. Dies ist besonders nützlich für Personen, die ihre Produkte über einen oder mehrere (Online)-Kanäle verkaufen. Billbee deckt sämtliche wichtigen Abläufe im Bereich des Online-Handels ab: Kommunikation mit Kunden, den Versand und den Kundenservice nach dem Verkauf. Sowohl die Lösungen von Billbee als auch die nahtlose Integration mit Partnerunternehmen erleichtern die Abbildung dieser Prozesse durch eine sichere Datenbasis. Die Benutzerfreundlichkeit und erschwingliche Preisgestaltung machen Billbee besonders für kleine bis mittlere Unternehmen äußerst attraktiv.

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Founderlab empfiehlt:

xentral als wachsender ERP-Anbieter: Die Software as a Service Lösung, die mitwächst

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xentral bietet mit seinem Cloud ERP System eine Software, die sich in aller Regel für jegliche E-Commerce Unternehmen eignet, individuell anpassbar ist und mit deinen Bedürfnissen wächst. Du kannst dich in Planungs- und Zukunftssicherheit wiegen, denn du kannst dein gebuchtes Paket an dein Wachstum anpassen und wirst keinen Wechsel des ERP-Systems in Erwägung ziehen müssen. Module zur Ressourcenplanung, Material requirements planning (deutsch: Materialbedarfsplanung, MRP), Personalwesen und andere Services sind recht intuitiv bedienbar und bieten ideale Lösungen für deine Unternehmensprozesse. Als zertifizierter xentral Partner beraten wir dich gerne zu all deinen Fragen, führen das Onboarding mit dir durch oder unterstützen dich darin, das volle Potential ERP-Systems für dein Unternehmen zu nutzen.

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Zu den ERP-Systemen von xentral und billbee findest du bei uns auch noch einen detaillierten Vergleich.

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Allgemeine Funktionsweise eines ERP-Systems

Moderne ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Modulen, die jeweils spezifische Geschäftsprozesse im E-Commerce abdecken. Jedes Modul konzentriert sich auf bestimmte Unternehmensbereiche, wie z.B. Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf, Vertrieb, Produktion, Logistik oder Personalwesen. Diese Module sind eng miteinander verknüpft und teilen sich eine zentrale Datenbank, um die enthaltenen Daten in Echtzeit auszutauschen.

Das Herzstück der ERP-Systeme ist die Datenbank, in der alle Unternehmensdaten gespeichert werden. Informationen werden einmal erfasst und stehen dann allen autorisierten Benutzern zur Verfügung. Dadurch wird automatisch Redundanz vermieden und die Datenintegrität bleibt gewahrt.

Ein ERP-System ist die Schaltzentrale deines E-Commerce Unternehmens und ermöglichen als sinnvolle Business Software eine effiziente Planung, Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Mit ihrer Hilfe können Unternehmen Wettbewerbsvorteile erzielen, ihre Effizienz steigern und fundierte Entscheidungen treffen. Die Investition in ein passendes ERP-System für deine E-Commerce Brand ist somit eine Investition in die Zukunft und den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

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An wann ein ERP-System Mehrwert für dein Unternehmen bringt

Wenn du vor der Entscheidung stehst, ob ein ERP-System für dein E-Commerce Unternehmen überhaupt in Frage kommt, können wir dir schonmal sagen: Passende Software Lösungen gibt es für nahezu jede Phase, die ein Unternehmen durchlebt. Und in jeder dieser Phasen gibt es andere Beweggründe, sich ein ERP-System anzuschaffen und es im Unternehmen zu integrieren. Aber wann ist denn jetzt der richtige Zeitpunkt?

Dennis von founderlab sagt immer: "So früh wie nötig, so spät wie möglich"

Klingt erstmal nicht besonders hilfreich, weist aber eigentlich lediglich darauf hin, dass ihr definitiv eine Bedarfsanalyse machen solltet, um herauszufinden was ihr benötigt. Wenn ihr euch alle Bereiche eueres Unternehmens vor Augen haltet und etwas out of the box denkt, wird euch schnell auffallen, an welchen Stellen eine neue (ERP) Lösung erforderlich ist. Was aber definitiv ein absolute klares Zeichen für dringenden Handlungsbedarf ist: Wenn du an einen Punkt gelangst, an dem die Prozesskomplexität das realistische Pensum an manueller Steuerung übersteigt und die Effizienz beeinträchtigt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, die Nutzung der Vorteile eines ERP-Systems in Betracht zu ziehen:

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“Wenn du irgendwann das Gefühl bekommst, dir wächst alles über den Kopf, obwohl du noch lange nicht bei der Größe bist, die du anstrebst, wird es dringend Zeit erstmal ein Fundament zu gießen.” - Solli´s Hundebedarf (lies hier mehr zu der Erfolgsstory mit dem ERP-System und founderlab als xentral Partner)

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Übersicht über die Gründe für ein ERP-System in den verschiedenen Phasen eines Unternehmens

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Einführung eines ERP-Systems

Wenn du nun einen ersten Überblick darüber hast, was ein ERP System überhaupt ist und du gerade nach Softwarelösungen suchst, um deine Unternehmensprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, solltest du die Einführung eines ERP-Systems für deine Organisation in Erwägung ziehen.

Wenn du dir unsicher bist, welches ERP-System für dich und deine E-Commerce Brand in Frage kommt, buche dir ganz unverbindlich ein kostenloses Analysegespräch bei uns und wir werden garantiert eine Lösung finden. Wir schauen mit dir über die Möglichkeiten und starten bei Bedarf mit der grundlegendsten Frage nach der Wahl zwischen den On Premise Systemen oder Software as as Service Lösungen. Wenn du schon eine Vorstellung hast, welche ERP Lösungen für dich in Frage kommen, können wir natürlich auch gemeinsam über deine Prozesse schauen und deine Anforderungen herausfiltern.

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Zusammenfassung : Was ist ein ERP-System, welche ERP-Software Lösungen gibt es, was sind potentielle Vor- und Nachteile und ab wann macht es Sinn, sich damit zu befassen?

Was ist ein Enterprise Ressource Planning (ERP-System)?

Die Abkürzung steht für Enterprise Ressource Planning System (zu deutsch: die ganzheitliche Planung deiner Ressourcen im Unternehmen). Ein ERP-System bietet eine leistungsstarke Softwarelösung für den E-Commerce, die es Unternehmen ermöglicht, verschiedene Geschäftsprozesse und -abläufe zu integrieren, zu automatisieren und dadurch zu optimieren. Es fungiert als zentrale Datenbank und bietet einen umfassenden Überblick und die Möglichkeit der Organisation aller relevanten Bereiche deines Unternehmens wie Finanzen, Material, Produktion, Lagerhaltung, Vertrieb, Personalwesen und vieles mehr.

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Welche Software Lösungen für moderne ERP-Systeme gibt es überhaupt?

Software as a Service (SaaS): Diese Art von ERP-System ist eine Form des Cloud Computings, bei der den Usern eine Cloud-Anwendung über einen Internetbrowser zur Verfügung gestellt wird (alle hier genannten ERP Anbieter bieten die Software as a Service Lösung an).

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On Premise Software: Eine Software, bei der Nutzungs- und Lizenzmodell für Computerprogramme erworben werden, die letztlich auf einem Server liegen.

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Open Source ERP Systeme: Bei den Open Source ERP Lösungen findet man den Quellcode in der Regel kostenlos im Internet und ist mit der Nutzung und Anpassung auf sich allein gestellt (abgesehen von der Community an weiteren Nutzern).

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Was sind potentielle Vor- und Nachteile von ERP-Systemen?

Vorteile von ERP-Software: Prozessoptimierung, Transparenz und Sicherheit durch Echtzeitdaten, Kosteneinsparungen, Kundenzufriedenheit, zentrale Datenbasis und Steuerung, Compliance und Sicherheit für dein Unternehmen.

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"Nachteile" beziehungsweise Punkte, die bedacht werden sollten: Das benötigte Kapital sollte realistisch eingeschätzt werden und zur Verfügungen stehen, um deine Geschäftsprozesse bestmöglich zu optimieren. Das gilt nicht nur für die finanziellen Aspekte, sondern auch für die zeitlichen Ressourcen, die das Einführen einer solchen Business Software benötigt.

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Ab wann macht ein ERP-System Sinn?

Ab wann ein ERP System für dein Unternehmen sinnvoll sein kann, kannst du mit einer detaillierten Bedarfsanalyse herausfinden. Spätestens wenn dir die Vielzahl und Komplexität an manuellen Prozessen über den Kopf wächst, ist es an der Zeit, dich mit einer geeigneten Software auseinanderzusetzen.

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