Die aktuell 42 Produkte mit 134 SKUs werden sowohl im Einzelkauf, als auch im Abomodell angeboten und bringen allein durch die verschiedenen Chargennummern und das damit verbundene Mindesthaltbarkeitsdatum der jeweiligen Produkte einen großen Aufwand mit sich - daraus entsteht natürlich die Aufgabe ein passendes Warenwirtschaftssystem für Futtermittel beziehungsweise Lebensmittel zu finden. Warum Solli´s Hundebedarf hier mit der Software von xentral und founderlab als xentral Partner die ideale Lösung gefunden hat, zeigt dir dieser Artikel.

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Kurzer Exkurs zur Definition eines Enterprise Resource Planning Systems

ERP-Systeme bieten eine leistungsstarke Softwarelösung für den E-Commerce, die es Unternehmen ermöglicht, verschiedene Geschäftsprozesse und -abläufe zu integrieren, zu automatisieren und dadurch zu optimieren. Sie fungieren als zentrale Datenbanken und bieten einen umfassenden Überblick über alle relevanten Unternehmensbereiche wie zum Beispiel Finanzen, Produktion, Material, Lagerhaltung, Vertrieb, Personalwesen und vieles mehr. Wie bereits angedeutet, steht die Abkürzung "ERP" für "Enterprise Resource Planning" - zu Deutsch: die ganzheitliche Planung der Ressourcen deiner E-Commerce Brand.

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Vor welchen Herausforderungen stand Solli´s Hundebedarf, bevor sie sich für xentral entschieden haben?

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Stefan beschreibt sich selbst als ungelernten Excel-Helden, der unzählige Listen für unterschiedlichste Daten geführt hat. Diese mussten immer manuell gepflegt und aktualisiert werden, so hundertprozentig wollte er sich nie auf die Aktualität und Richtigkeit verlassen - von dem enormen Zeitaufwand zur Pflege mal ganz abgesehen.

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“Wenn du kein Team im Rücken hast und alle Abteilungen eigenständig abwickeln musst, dann hast du so viele Dinge im Kopf, dass immer irgendetwas liegen bleibt. Die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen, wird mit dem kleinsten Wachstum immer größer.”

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An dieser Stelle ist besonders die Wichtigkeit der Mindesthaltbarkeitsdaten und jeweiligen Chargennummer in der Lebensmittelindustrie (beziehungsweise der Futtermittelbranche) zu erwähnen - es musste immer im Kopf sein, wie viele Artikel von den einzelnen Chargen noch da sind und wann theoretisch der letzte Abverkaufstag sein müsste. Damit geht natürlich auch einher, dass die Kalkulation für Nachbestellungen einzig und allein auf den eigenen Listen basierte und diese die Basis für das Verhindern von einem leeren Lager oder einer fatalen Überproduktion waren. Dass ein ERP wie xentral auch diesen speziellen Futter - beziehungsweise Lebensmittelanforderungen gewachsen ist, hätte er vermutlich gerne früher gewusst.

Bis zum Wechsel zu xentral hat der Familienbetrieb mit billbee gearbeitet, das System allerdings nur zur Erstellung von Etiketten und Rechnungen genutzt und nicht für die Lagerverwaltung oder den Überblick über Chargennummern. Zusätzlich gab es immer wieder unzählige Programme die getestet, wieder verworfen und letztlich doch wieder durch die bekannten Excel Listen ersetzt wurden.

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Lesetipp: Schau dir gerne die wesentlichen Unterschiede zwischen billbee und xentral an.

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Aber was ist überhaupt eine Chargennummer?

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Definition Chargennummer

Eine Chargennummer ist eine eindeutige Kennzeichnung, die einem bestimmten Satz von Produkten oder Materialien zugewiesen wird, die unter ähnlichen Bedingungen produziert, verarbeitet oder hergestellt wurden. Diese Nummer ermöglicht es, die Produkte einer bestimmten Charge während des gesamten Produktions- und Vertriebsprozesses rückverfolgbar zu machen. Chargennummern sind in einigen Branchen Pflicht, darunter die Pharma-, Lebensmittel- oder Futtermittelindustrie.

Insgesamt erleichtert eine Chargennummer also die Verwaltung, Überwachung und Sicherstellung der Qualität von Produkten, indem sie eine effiziente Möglichkeit bietet, Informationen über die Herstellung, Verarbeitung und Verteilung von Chargen zu organisieren und zu verfolgen.

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Warum ist es so wichtig, die Chargennummern im Blick zu haben?

Zum einen ist es wichtig, im Falle von Qualitätsproblemen, Sicherheitsbedenken oder Rückrufen schnell und präzise handeln zu können. Durch die Verwendung von Chargennummern kann in einem solchen Fall genau bestimmt werden, welche Produkte aus welcher Produktionscharge stammen und wie sie im Vertriebsnetzwerk verteilt wurden.

Aber auch intern ist es wichtig, den Bestand der jeweiligen Chargennummer und das damit verbundene Mindesthaltbarkeitsdatum im Blick zu behalten. Sollte sich eine Charge dem Ablaufdatum nähern, kann ein Unternehmen darauf reagieren: Die Produkte dieser Chargennummer können zum Beispiel zum vergünstigten Preis angeboten und der letzte sinnvolle Abverkaufstag bestimmt werden.

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Was war der Schlüsselpunkt, xentral einführen zu wollen?

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“Wenn du irgendwann das Gefühl bekommst, dir wächst alles über den Kopf, obwohl du noch lange nicht bei der Größe bist, die du anstrebst, wird es dringend Zeit erstmal ein Fundament zu gießen.”

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Für Stefan war der Schlüsselpunkt zum Wechsel zu xentral, als seine Brand zu wachsen begann und er das Gefühl bekam, noch überhaupt gar keine Basis für ein gesundes und nachhaltiges Wachstum gelegt zu haben - wenn du schon bei kleinen Mengen den Überblick über deine Chargennummern verlierst, wird das mit den nächsten Bestellungen natürlich nicht besser werden. Da bekommt man schnell Angst vor der Zukunft und vor allem davor, den richtigen Moment zu verpassen, es skalierbar zu machen. Die Sicherheit, dass xentral mitwächst und somit eine Investition in die Zukunft ist, hat die Entscheidung erleichtert.

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Stefans Erwartungen und Anforderungen an xentral für seine Futtermittel Brand

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Wie vermutlich bereits deutlich geworden ist, ging es vor allem darum, sich von den Excel-Listen zu trennen und damit einen sicheren Überblick über die Mindesthaltbarkeitsdaten und Chargennummern von Produkten zu erhalten. Durch die Nutzung von xentral sollten zusätzlich immer alle Lagerbestände aktuell sein, ohne dass andauernd eine Inventur notwendig ist, weil irgendwelche Zahlen nicht zur realen Lagerung passen.

Kleiner Tipp: Wir arbeiten aktuell an einer App für die Inventur mit xentral - wenn also bei dir demnächst mal wieder eine Inventur ansteht, schau gerne vorbei und bleibe auf dem neuesten Stand!

Alle Bedingungen, die Solli´s Hundebedarf an die Software hatte, sollten letztlich natürlich auch der Zeitersparnis dienen. Je mehr Dinge in xentral automatisiert werden, desto weniger manuelle Arbeit fällt an - in der Regel ergibt sich dieser Punkt in der Praxis von ganz alleine.

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Die Software von xentral im Überblick

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Weltweit setzen mittlerweile über 1700 Kunden auf xentral - und das nicht ohne Grund. Dank der individuellen Pakete für nahezu jede Unternehmensgröße, wird der Einstieg in die Software extrem erleichtert, ohne dass einem späterem Wachstum etwas im Weg stehen wird. xentral deckt alle möglichen Punkte ab, die für den Erfolg deines Unternehmens relevant sind und ist damit sehr viel mehr als eine einfache Lagerverwaltung. Unabhängig von Produkten, Branche, eigenem Lager oder externen Fulfillment lohnt es sich die Nutzung von xentral in Betracht zu ziehen und deine Position auf dem Markt zu stärken.

Und für dich vielleicht besonders interessant: Die Story von Solli´s Hundebedarf zeigt ganz deutlich, dass durch xentral auch bisherige Herausforderungen wie die Chargennummer im Zusammenhang mit Lebensmitteln oder Futtermitteln in der Lagerverwaltung plötzlich verschwinden.

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Warum xentral für Solli´s Hundebedarf die ideale Lösung ist

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“Es ist einfach so bereichernd, dass xentral für mich arbeitet und nicht ich für xentral. Und wenn doch mal ein Fehler auftritt, lag das Problem bisher ehrlicherweise immer vor dem Laptop und nicht im System.”

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Stefan ist definitiv von Produkt und Software in seiner Gesamtheit überzeugt. xentral ist ein Werkzeug für alles und quasi ein Baukasten, den man sich für jeden Bedarf einfach individualisieren kann - dabei gibt´s kaum ein Limit. Wenn er daran denkt, irgendwann mehr Menschen in seinem Team zu haben, sieht er die Software auch als Datenbank für jeden Mitarbeiter und würde es gerne auch zum internen Austausch nutzen.

Auch die Möglichkeit, individuelle Berichte per Mail zu erhalten und durch die existierenden Daten skalierbare Geschäftsentscheidungen treffen zu können, ist definitiv ein Mehrwert. Insgesamt ist er sich sicher, dass er mit xentral das richtige ERP für seine Futtermittelmarke gefunden hat und freut sich darauf, es gemeinsam mit seinem xentral Partner noch viel mehr aus dem ERP System rauszuholen.

Was sich gerne noch etwas verbessern darf, ist der Informationsgehalt der Standardberichte. Für Brands in der Lebens- oder Futtermittelbranche, die eben von regelmäßigen Bestellungen leben, wäre es beispielsweise interessant direkt ablesen zu können, wie viel Prozent der Gesamtkunden loyale Bestandskunden sind.

Um das gesamte Potential nutzen zu können, bedarf es seiner Meinung nach aber einen spezialisierten xentral Partner, auch wenn die kostenlose xentral Academy in den Basics schon große Abhilfe leisten kann. Es gibt einfach viel zu viele Dinge, von denen man nicht einmal weiß, dass man sie positiv nutzen könnte und wenn man es zufällig entdeckt, reichen die eigenen Fähigkeiten beziehungsweise die bereitgestellten Informationen in der Praxis doch nicht so ganz zur Umsetzung.

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Stefans Worte über founderlab als xentral Partner

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Jeder Kontakt mit founderlab als unser xentral Partner bringt uns weiter und hilft uns aktuelle Probleme zu lösen. Noch viel besser ist es, dass zusätzlich uns bislang unbekannte Optimierungsmöglichkeiten oder Fehlerquellen aufgezeigt und direkt bearbeitet werden. Dadurch können wir mit denen im Nachhinein betrachtet “Low Hanging Fruits” enorm viel Mehrwert in unser Unternehmen bringen. Zusätzlich gibt es meistens Kunden im Agenturpool, die bereits vor einem ähnlichen Problem standen und deren Erfahrungen und Lösungen dann über unseren xentral Partner auch mit uns geteilt werden - jeder lernt so einfach indirekt von jedem. Dazu gehören beispielsweise auch Toolempfehlungen, die über die eigentlich gebuchte Beratung hinausgehen.

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Empfehlungen für andere E-Commerce Brands von Solli´s Hundebedarf

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“Ich würde immer wieder den Brunnen schließen, bevor das Kind reinfällt.”

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Stefan empfiehlt euch, sich rechtzeitig um eine vernünftige Basis zu kümmern, bevor ihr massig Geld in Marketing steckt, automatisch in ein ungesundes Wachstum rutscht und den richtigen Zeitpunkt verpasst. Die Investition in ein so passendes Futtermittel ERP wie xentral mag erstmal hoch erscheinen, wird sich aber definitiv auszahlen und bringt enormen Mehrwert. Aus eigener Erfahrung weiß er, wenn ihr erst mit mehreren eventuell günstigeren Tools startet und euch durchtestet, werdet ihr Geld und Nerven verlieren - erkundigt euch, lasst euch beraten und trefft direkt eine gut durchdachte Entscheidung. Wenn diese gefallen ist, solltet ihr auf keinen Fall an der professionellen Aufsetzung sparen und in eine an euch angepassten Einrichtung durch einen erfahren xentral Partner wie founderlab investieren.

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”Ach und noch eine Sache: Gerade in kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ist es ganz normal, dass manchmal Sachen liegen bleiben. Das ist aber nur halb so schlimm, wenn man von xentral darauf aufmerksam gemacht wird, dass eine Charge demnächst kurz vor Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums steht und man es nicht erst merkt, wenn es definitiv zu spät ist.”

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Deine Zusammenarbeit mit founderlab

Wenn du dich für das ERP von xentral entschieden hast (oder noch in der Entscheidungsphase bist) und einen Partner für dein Onboarding suchst, bist du bei uns an der richtigen Adresse. Wir passen uns deinen individuellen Bedürfnissen an und stecken all unsere Expertise in die optimale Automatisierung und Optimierung deiner Prozesse. Je stärker du das Potential von xentral ausschöpfst, desto größer wird die positive Wirkung für dein Unternehmen.